Juan Pablo Puentes Vargas
Gracias al aislamiento preventivo obligatorio decretado por el Gobierno Nacional, está muy en boga el término teletrabajo. En medios de comunicación y en entidades públicas y privadas se viene hablando de este y de la forma de impulsarlo e implementarlo. No obstante, la notoriedad que ha adquirido el tema, y que desde hace 12 años Colombia cuenta con una ley de teletrabajo, la Ley 1221 de 2008, la realidad es que hasta antes de la crisis actual pocas eran las personas e instituciones preparadas o conocedoras del tema, por lo menos en el marco de la regulación jurídica vigente en el país.
Lo primero entonces que se debe tener presente es ¿qué se entiende por teletrabajo? De acuerdo con la ley antes mencionada, en Colombia es “una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación – TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo.”
La anterior definición es importante para tener en cuenta que el teletrabajo no es lo mismo que el trabajo en casa. Mientras que la primera requiere siempre el uso de las TIC, el segundo no necesariamente. Así mismo, un empleado no se convierte en teletrabajador solo por realizar “ocasionalmente” su trabajo desde su casa u otro lugar diferente a la empresa. Adicionalmente, y más importante aún, el teletrabajo tiene una serie de requisitos legales para su adopción, como la visita previa al sitio de trabajo para ver si cumple las condiciones adecuadas, el reporte a la ARL, entre otros. Actualmente, lo que están realizando la mayoría de empresas, por lo menos en estricto sentido jurídico, más que teletrabajo, es trabajo en casa.
Hecha esta claridad, señalemos algunos aspectos prácticos relevantes, independientemente de su calificación jurídica como teletrabajo o trabajo en casa. En primer lugar, es fundamental definir cómo va a operar la comunicación entre el empleado y el empleador y la priorización de las comunicaciones, por ejemplo, en qué circunstancias es necesario usar el correo electrónico, la mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, Signal, etc.), el teléfono, etc.
Otro aspecto importante son los equipos con los que se va a trabajar. Por regla general, en el teletrabajo es el empleador quien debe proporcionarlos. Pero más allá de requisitos legales, una razón importante para que no sean equipos personales del empleado es la seguridad de la información. Al manejar información de la empresa y por tanto de carácter confidencial, esta debe poder establecer estrictas medidas de seguridad y restricciones técnicas en los equipos, lo cual podrá hacer sin mayores limitaciones en sus equipos, más no así en los personales de sus empleados.
En cuanto a la seguridad, también es importante si se tienen redes corporativas establecer buenas medidas de seguridad para el acceso externo y monitorear dichos accesos. Igualmente, es necesario definir herramientas TIC adecuadas para el desempeño de las labores y especialmente para la comunicación y el envío de información. En los artículos del 22 de marzo (www.juanpablo.co/tecnolog%C3%ADa%20y%20negocios/2020/03/22/herramientas-tecnologicas-trabajo-cuarentena-I/) y 29 de marzo (www.juanpablo.co/tecnolog%C3%ADa%20y%20negocios/2020/03/29/herramientas-tecnologicas-trabajo-cuarentena-II/) señalé algunas posibles alternativas. Es importante en todo caso capacitar al empleado y que las herramientas adoptadas sean adecuadas para los fines buscados.
Concluyamos señalando que bien sea teletrabajo o la modalidad más flexible, pero temporal, de trabajo en casa, es importante contar con asesoría jurídica y técnica adecuada para implementar el trabajo remoto en nuestra organización y prevenir así contingencias.